Polityka Prywatności Dla Kandydatów

Zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do ochrony danych osobowych („Przepisy o ochronie danych”), łącznie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 („RODO”), DATA4 Services S.A.S.U. („DATA4” lub „Spółka”, „Administrator Danych”), jako administrator danych, zapewnia Kandydatom (zwanym dalej „Osobami, których dane dotyczą” lub „Kandydatami” lub, w liczbie pojedynczej, „Osobą, której dane dotyczą” lub „Kandydatem”), którzy przesłali swoje życiorysy („CV”) za pośrednictwem portalu „Kariera” dostępnego na stronie internetowej Spółki (www.data4group.com), że będzie przetwarzać ich dane osobowe zawarte w samych CV zgodnie z Przepisami o ochronie danych, w sposób i w celach opisanych w niniejszej polityce prywatności („Polityka”).

1.      CZYM SĄ DANE OSOBOWE?

Dane osobowe to wszelkie informacje identyfikujące lub umożliwiające identyfikację osoby fizycznej (której tożsamość można ustalić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności za pomocą dokumentu tożsamości).

2.      KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH?

Administratorem Danych jest DATA4 Services S.A.S.U., z siedzibą we Francji pod adresem: 6 rue de la Trémoille, 75008 Paryż, numer identyfikacji podatkowej FR35493254643, z którym można się skontaktować pod następującym adresem e-mail: privacy@data4group.com. DATA4 jest jedną ze spółek Grupy DATA4 („Grupa DATA4”).

3.      JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY?

Administrator Danych będzie przetwarzał następujące dane osobowe podane podczas rejestracji Kandydata na portalu przeznaczonym do przyjmowania zgłoszeń („Kariera”), a także podczas wypełniania konkretnego formularza i podczas rozmowy kwalifikacyjnej:

Dane ogólne ·        dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak: imię i nazwisko, adres lub inne elementy identyfikacji tożsamości; numer telefonu, adres e-mail i zdjęcie, jeśli CV je zawiera;

·        informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, takie jak: wykształcenie, doświadczenie zawodowe, obecne stanowisko lub rola w firmie, jeśli dotyczy;

·        dodatkowe dane osobowe, które mogą być zawarte w CV i liście motywacyjnym przesłanym do Spółki;

·        dane umożliwiające połączenie z formularzem rekrutacyjnym, takie jak: identyfikator użytkownika, dane połączenia.
Szczególne kategorie danych osobowych zgodnie z art. 9 RODO Spółka nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych (takich jak np. dane ujawniające stan zdrowia czy przynależność do organizacji związkowej), które jeżeli zostaną zawarte w CV, zostaną niezwłocznie usunięte przez samą Spółkę.

W przypadku, gdy Kandydat ma status prawnie chroniony, może przekazać informacje umożliwiające ujawnienie stanu zdrowia, które będą przetwarzane zgodnie z przepisami art. 9 RODO i ogólnie Przepisami o ochronie danych.

W przypadku, gdy zostanie to uznane za konieczne w związku z konkretną rolą w firmie, mogą być wymagane dodatkowe informacje w celu zweryfikowania konfliktu interesów, który może powstać w kontekście działań związanych z pracą.

Proces rekrutacji wiąże się z poszukiwaniem kandydatów na różne stanowiska lub role w spółce Administratora Danych, co może skutkować inną formą nawiązania współpracy z wybranym kandydatem.

W przypadku umowy o pracę podanie danych osobowych jest wymagane przepisami prawa, tj. w szczególności art. 221 Kodeksu Pracy. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

W przypadku rekrutacji kandydata na stanowisko współpracownika (associate) konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia kandydatury w procesie rekrutacji. Podanie danych jest dobrowolne.

4.      W JAKICH CELACH, NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ I JAK DŁUGO PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?

Administrator Danych informuje Osoby, których dane dotyczą, że dane osobowe zebrane przez Spółkę za pośrednictwem portalu rekrutacyjnego i/lub zebrane w wyniku korespondencji z Kandydatami i/lub rozmów kwalifikacyjnych będą przetwarzane elektronicznie i fizycznie w następujących celach („Cele”):

Cele przetwarzania Podstawy prawne przetwarzania Okres przechowywania Charakter udostępnianych danych osobowych
a)      Rekrutacja i selekcja pracowników i/lub zarządzanie kandydaturami otrzymanymi za pośrednictwem określonego portalu.  

a)      W przypadku umowy o pracę

o   art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 221§1 Kodeksu pracy;

o   art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, jeżeli dane są większe niż wskazane w polskim Kodeksie pracy;

o   art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, jeżeli kandydat zadeklarował chęć udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych poprzez wyraźne oświadczenie złożone np. w CV.

 

b)      W przypadku umów cywilnoprawnych (m.in. umowy o dzieło, umowy zlecenia, umowy B2B):

o   art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, przy czym prawnie uzasadnionym interesem Administratora Danych jest wybór odpowiedniego kandydata do współpracy;

o   Jeżeli kandydat został wybrany, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w związku z wykonaniem umowy cywilnoprawnej, której stroną jest kandydat lub w celu podjęcia działań na żądanie kandydata przed zawarciem umowy.

c)       w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata:

o   zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, podczas gdy uzasadnionym interesem Administratora Danych jest wybór najbardziej odpowiedniego kandydata.

 Dane osobowe będą przechowywane przez ograniczony okres czasu, ściśle związany z Celem, dla którego zostały zgromadzone i zgodnie z obowiązującymi zobowiązaniami wynikającymi z przepisów prawa lub regulaminów.

W szczególności dane osobowe Kandydatów będą przechowywane i przetwarzane do zakończenia procesu rekrutacji, po zakończeniu procesu rekrutacji przez Administratora Danych („Okres Przechowywania”) lub w związku z ewentualnym ustaleniem, wykonaniem lub obroną roszczeń Administratora Danych.

W przypadku zaproszenia do procesu selekcji, który nie kończy się zatrudnieniem, dane osobowe Kandydatów mogą być przechowywane przez maksymalny okres zadeklarowany za wyraźną zgodą Kandydata, w dowolnym czasie nie dłuższym niż określony w rocznym planie rekrutacji, kończącym się nie później niż z końcem roku kalendarzowego, w którym kandydatura i/lub CV zostały wysłane, wyłącznie do celów rekrutacji i selekcji do innych możliwości zawodowych, tylko jeśli kandydat wyraził na to wyraźną zgodę.

Po upływie Okresu Przechowywania dane osobowe Kandydatów zostaną usunięte, chyba że istnieją dalsze uzasadnione interesy Administratora Danych i/lub dalsze zobowiązania prawne wynikające z nawiązania stosunku pracy, jeśli takie istnieją, a także dalsze zobowiązania prawne, które sprawiają, że po ich minimalizacji konieczne jest ich przechowywanie.

 Udostępnienie danych osobowych poprzez rejestrację Kandydata na portalu Spółki poświęconym rekrutacji oraz wypełnienie specjalnego formularza nie jest obowiązkowe, ale jest niezbędne do przeprowadzenia procesu selekcji.

Niepodanie powyższych danych osobowych może zatem prowadzić do niemożności przeprowadzenia przez Spółkę procesu selekcji i ewentualnego nawiązania stosunku pracy.

W każdym przypadku, z wyłączeniem przypadków, w których proces selekcji jest przeznaczony dla Kandydatów należących do statusu prawnie chronionego, Spółka zachęca wszystkich, którzy zamierzają złożyć swoje kandydatury, aby nie podawali części danych należących do szczególnej kategorii zgodnie z RODO (takich jak między innymi dane dotyczące stanu zdrowia, poglądów politycznych, przekonań religijnych, danych sądowych lub danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne).
b)      Ocena złożonych kandydatur w ramach procesów selekcji osoby posiadającej status prawnie chroniony. Art. 6 ust. 1 lit b) RODO:

konieczność wypełniania obowiązków i wykonywania określonych uprawnień Administratora Danych lub Osoby której dotyczą dane w zakresie zatrudnienia.
c)       Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń przed sądem. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO:

Prawnie uzasadniony interes Administratora Danych związany z prawem do ustalenia, obrony i wykonywania swoich uprawnień lub uprawnień osób trzecich.

Jeżeli podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora Danych, Spółka zapewnia, że ​​w pierwszej kolejności przeprowadziła ocenę (”test równowagi”) pod kątem proporcjonalności przetwarzania w celu upewnienia się, że jego prawnie uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec interesów lub podstawowych praw i wolności Osób, które dane dotyczą, biorąc pod uwagę uzasadnione oczekiwania Osób, które dane dotyczą w związku z konkretną prowadzoną czynnością przetwarzania.

Osoby, których dane dotyczą mogą zażądać dalszych informacji na temat powyższej oceny, wysyłając wiadomość e-mail na następujący adres: privacy@data4group.com.

Administrator Danych informuje Osobę, której dane dotyczą, że zawsze będzie miała prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych przez Spółkę dla jej własnego prawnie uzasadnionego interesu, a także cofnąć zgodę, jeżeli została wyrażona, co nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jego cofnięciem.

W przypadku, gdy Spółka podejmie decyzję o przetwarzaniu zebranych danych osobowych w innym celu niż Cele, dla których dane osobowe zostały pierwotnie zebrane lub dla których była uprawniona, Spółka poinformuje o tym wcześniej Osobę, której dane dotyczą, a Administrator Danych odbierze jego zgodę na taką czynność przetwarzania, jeżeli jest to konieczne.

5.      JAK PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?

W związku z powyższymi Celami, przetwarzanie danych osobowych może polegać na czynnościach wskazanych w art. 4 ust. 1 pkt 2 RODO, a mianowicie: zbieraniu, utrwalaniu, organizowaniu, porządkowaniu, przechowywaniu, pobieraniu, przeglądaniu, wykorzystywaniu, usuwaniu i niszczeniu danych osobowych.

Ponadto dane osobowe Osób, których dane dotyczą, będą:

  • przetwarzane zgodnie z zasadami zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości;
  • gromadzone w wyżej określonych uzasadnionych Celach;
  • adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne w związku z Celami, dla których są przetwarzane;
  • przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację Osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do Celów, dla których dane osobowe są przetwarzane zgodnie z powyższą Sekcją 4;
  • przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych przed ryzykiem zniszczenia, utraty, zmiany, nieuprawnionego ujawnienia lub dostępu za pomocą technicznych i organizacyjnych środków ochrony.

Przetwarzanie może odbywać się przy użyciu podręczników, narzędzi komputerowych lub technologicznych, przy zastosowaniu logiki ściśle związanej z Celami, a w każdym razie przy użyciu środków zapewniających zgodność z wymogami i zaleceniami dotyczącymi poufności i bezpieczeństwa oraz ze szczególnymi obowiązkami przewidzianymi w Przepisach o ochronie danych.

6.      KOMU PRZEKAZUJEMY DANE OSOBOWE?

Dane osobowe Kandydatów będą przetwarzane przez pracowników i współpracowników Spółki, specjalnie wyznaczonych jako osoby upoważnione do przetwarzania zgodnie z art. 29 RODO, w celu realizacji Celów określonych w powyższej Sekcji 4 niniejszej Polityki.

Ponadto, Spółka informuje Kandydatów, że ich dane osobowe mogą zostać ujawnione w celu realizacji Celów dodatkowym odbiorcom lub kategoriom odbiorców, jako autonomicznym administratorom danych lub, w razie potrzeby, podmiotom przetwarzającym dane wyraźnie wybranym i wyznaczonym przez Spółkę, zgodnie z art. Art. 28 RODO, takim jak:

  • spółki z grupy DATA;
  • dostawcy usług w zakresie rekrutacji, selekcji i oceny personelu, specjalnie wyznaczeni, a mianowicie:
  • podmioty świadczące na rzecz Administratora Danych usługi doradztwa prawnego, podatkowego i księgowego, kurierzy, operatorzy pocztowi, podmioty wspierające utrzymanie relacji i inicjatywy biznesowe;
  • dostawcy usług IT.

7.      CZY PRZEKAZUJEMY DANE OSOBOWE DO PAŃSTW POZA EOG?

Przetwarzanie i przechowywanie danych osobowych będzie odbywać się na serwerach Spółki zlokalizowanych w EOG i/lub firmach zewnętrznych należycie wyznaczonych jako podmioty przetwarzające dane.

Jakiekolwiek przekazanie danych osobowych Osób, które dane dotyczą poza EOG może nastąpić wyłącznie na warunkach i z gwarancjami przewidzianymi w Przepisach o ochronie danych, a w szczególności zgodnie z art. 44 – 49 RODO.

8.      STRONY INTERNETOWE OSÓB TRZECICH

W przypadku, gdy Portal Karier zawiera linki odsyłające do stron internetowych osób trzecich, Spółka nie może sprawować kontroli nad zawartością tych stron ani nie ma dostępu do danych osobowych Kandydatów/odwiedzających te strony. Ponadto Spółka nie ma dostępu do danych osobowych osób odwiedzających/Kandydatów korzystających ze stron internetowych.

Właściciele ww. stron internetowych pozostaną zatem jedynymi i wyłącznymi właścicielami i administratorami przetwarzania danych osobowych Kandydatów, a Spółka pozostanie podmiotem zewnętrznym odnośnie tej działalności, jak również odnośnie wszelkiej odpowiedzialności, szkody i kosztów, które mogą wyniknąć z jej niepowodzenia lub niewłaściwego wykonania.

Dlatego zalecamy uważne przeczytanie odpowiednich informacji o ochronie prywatności i warunków korzystania z takich stron internetowych przed udostępnieniem lub wyrażeniem zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych.

9.      JAKIE SĄ TWOJE PRAWA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Administrator Danych informuje Osobę, której dane dotyczą, że zgodnie z przepisami prawa zawsze będzie miała ona prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli została wyrażona, co nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem, a także do korzystania w dowolnym momencie z następujących uprawnień (łącznie zwanych „Prawami”):

  1. „prawo dostępu”, a w szczególności prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe dotyczące Osoby, której dane dotyczą, są przetwarzane oraz prawo do przekazania takich danych w zrozumiałej formie;
  2. „prawo do sprostowania”, tj. prawo do żądania sprostowania lub, w razie zainteresowania, integracji danych osobowych;
  3. „prawo do bycia zapomnianym”, tj. prawo do żądania usunięcia lub anonimizacji danych osobowych, które były przetwarzane niezgodnie z prawem, w tym danych, których przechowywanie jest zbędne do Celów, dla których zostały zebrane lub dalej przetwarzane;
  4. „prawo do ograniczenia przetwarzania”, tj. prawo do uzyskania od Administratora Danych ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach przewidzianych w Przepisach o ochronie danych;
  5. prawo do żądania od Administratora Danych wskazania odbiorców, których powiadomił o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania (zgodnie z art. 16, 17 i 18 RODO, w ramach wypełnienia obowiązku powiadomienia, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku);
  6. „prawo do przenoszenia danych”, tj. prawo do otrzymania (lub przekazania bezpośrednio innemu administratorowi danych) danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
  7. „prawo do sprzeciwu” tj. prawo do sprzeciwu, w całości lub w części:
  • przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora Danych w jego własnym prawnie uzasadnionym interesie;
  • przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora Danych do celów marketingu bezpośredniego lub profilowania.

W powyższych przypadkach, jeżeli zajdzie taka potrzeba, Administrator Danych poinformuje osoby trzecie, którym ujawniono dane osobowe Osoby, której dane dotyczą, o skorzystaniu przez nią z praw, chyba że nie będzie to możliwe lub będzie zbyt uciążliwe, a w każdym przypadku, zgodnie z Przepisami o ochronie danych.

Wyraźnie rozumie się, zgodnie z art. 21 RODO, że w przypadku skorzystania przez Osobę, której dane dotyczą, z prawa do sprzeciwu, Administrator Danych zaprzestanie dalszego przetwarzania danych osobowych, chyba że Administrator Danych wykaże, że istnieją wiążące, prawnie uzasadnione powody do kontynuowania przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności Osoby, której dane dotyczą, lub podstawy do ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń w sądzie.

W każdym przypadku Spółka – gdy ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości Osoby, której dane dotyczą, która występuje z żądaniem, o czym mowa w art. 15 – 21 RODO – może zwrócić się o dodatkowe informacje w celu potwierdzenia tożsamości Osoby której dane dotyczą.

10.   JAK MOŻNA SKORZYSTAĆ Z PRAW I JAK ZŁOŻYĆ SKARGĘ DO ORGANU OCHRONY DANYCH?

Osoba, której dane dotyczą jest uprawniona do wykonywania swoich praw w dowolnym momencie w następujący sposób:

  • za pośrednictwem e-mail na adres: privacy@data4group.com
  • wysyłając pismo na adres siedziby DATA4 wskazany w niniejszej Polityce.

Administrator Danych niniejszym informuje Osobę, której dane dotyczą, że zgodnie z Przepisami o ochronie danych ma ona prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego (w szczególności w Państwie Członkowskim miejsca pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia), jeżeli uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane w sposób, który może prowadzić do naruszenia RODO.

Aby ułatwić skorzystanie z prawa do złożenia skargi, nazwa i dane kontaktowe organu nadzorczego Unii Europejskiej są dostępne pod następującym linkiem: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

11.   AKTUALIZACJA POLITYKI PRYWATNOŚCI

Niniejsza Polityka Prywatności może z czasem zostać zmieniona. Zachęcamy Osoby, których dane dotyczą, do okresowego sprawdzania jej zawartości. W każdym przypadku obowiązkiem Administratora Danych będzie odpowiednie zgłaszanie wszelkich znaczących zmian wprowadzonych do niniejszej Polityki Prywatności.

Ostatnia aktualizacja miała miejsce w październiku 2024 r.