Datenschutzerklärung Für Bewerber

Im Einklang mit den Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (die „Datenschutzgesetze“ ), einschließlich der Verordnung (EU) 2016/679 (die „DSGVO“ ), stellt DATA4 Services S.A.S.U. („DATA4“ oder das „Unternehmen“ , der „Verantwortliche“ ), als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher, Bewerber/innen (im Folgenden die „Betroffenen Personen“ oder die „Bewerber“ oder, im Singular, die „Betroffene Person“ oder der „Bewerber“ ), das Portal „Karriere/Stellenangebote“ auf der Website des Unternehmens (www.data4group.com) bereit. Bewerber können durch die Nutzung des Bewerbungsformulars über das Portal ihren Lebenslauf (der „Lebenslauf“ ) für die Verwendung durch das Unternehmen übermitteln. Die in den Lebensläufen enthaltenen personenbezogenen Daten verarbeitet das Unternehmen im Einklang mit den Datenschutzgesetzen und nach Maßgabe der in dieser Datenschutzerklärung (die „Datenschutzerklärung“ ) beschriebenen Modalitäten und Zwecke.

1.      WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (die Person also direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung, identifiziert werden kann).

2.      WER IST DER VERANTWORTLICHE?

Der Verantwortliche ist DATA4 Services S.A.S.U. mit Sitz in 6 rue de la Trémoille, 75008 Paris (FR), Steuernummer FR35493254643, zu erreichen unter folgender E-Mail-Adresse: privacy@data4group.com. DATA4 ist ein Unternehmen der DATA4 Gruppe (die „DATA4-Gruppe“ ).

3.      WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITEN WIR?

Der Verantwortliche verarbeitet die folgenden personenbezogenen Daten, die der Bewerber bei seiner Registrierung auf dem Portal „Karriere/Stellenangebote“ und beim Ausfüllen des dafür vorgesehenen Formulars während des Vorstellungsgesprächs angibt:

Allgemeine Daten ·        Identifikations- und Kontaktangaben wie z.B. Name, Adresse oder andere Identifikationsmerkmale, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Foto (sofern im übermittelten Lebenslauf enthalten);

·        Informationen über den Bildungs- und Berufshintergrund wie z.B. Ausbildung, Berufserfahrung, derzeitige Position oder Rolle im Unternehmen, ggf. letztes Gehalt;

·        weitere personenbezogene Daten, die im übermittelten Lebenslauf und im begleitenden Anschreiben enthalten sein können;

·        Daten, die die Verbindung zum Bewerbungsformular ermöglichen, wie z.B. Benutzer-ID, Verbindungsdaten.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO Das Unternehmen verarbeitet keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (wie z.B. Daten, die Informationen über den Gesundheitszustand oder die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft enthalten). Sofern solche Daten im Lebenslauf enthalten sind, löscht das Unternehmen diese Daten unverzüglich.

Handelt es sich bei dem Bewerber um einen Menschen mit Behinderung(en), muss er im Einklang mit Art. 9 DSGVO und den Datenschutzgesetzen Informationen zur Verfügung stellen, die geeignet sind, seinen Gesundheitszustand offenzulegen.

Es ist zu beachten, dass das Unternehmen zusätzliche Informationen anfordern kann, um Interessenkonflikte, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit auftreten können, zu überprüfen, wenn dies in Bezug auf die spezifische Stelle für erforderlich gehalten wird.

4.      ZU WELCHEN ZWECKEN, AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE UND FÜR WELCHE DAUER VERARBEITEN WIR PERSONENBEZOGENE DATEN?

Die vom Verantwortlichen über das Portal, im Rahmen von Korrespondenz und/oder von Vorstellungsgesprächen erhobenen personenbezogenen Daten der Bewerber werden für die folgenden Zwecke („Zwecke“ ) elektronisch und manuell verarbeitet:

Zweck der Verarbeitung Rechtsgrundlage der Verarbeitung Aufbewahrungsfrist Art der Bereitstellung der personenbezogenen Daten
a)      Einstellung und Auswahl des Personals und/oder Verwaltung der über das Portal eingegangenen Bewerbungen. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO:

Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der Betroffenen Person erfolgen.

 Personenbezogene Daten werden für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt, der sich streng nach dem Zweck richtet, für den sie erhoben wurden, und in Übereinstimmung mit den geltenden rechtlichen oder regulatorischen Verpflichtungen.

Insbesondere werden die personenbezogenen Daten der Bewerber nur für einen Zeitraum von 12 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens durch den Verantwortlichen aufbewahrt und verarbeitet.

Für den Fall, dass die Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden die personenbezogenen Daten der Bewerber nur für einen Zeitraum von sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens und ausschließlich zu rechtlichen Zwecken gespeichert, außer die jeweiligen Bewerber haben ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), 7 DSGVO) für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu Einstellungszwecken und für die Auswahl bezüglich anderer Stellenangebote erteilt.

Nach Ablauf der jeweiligen oben genannten Frist werden die personenbezogenen Daten der Bewerber gelöscht, es sei denn, es bestehen weitere berechtigte Interessen des Verantwortlichen und/oder weitere rechtliche Verpflichtungen, die sich aus der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses ergeben und/oder weitere rechtliche Verpflichtungen, die es erforderlich machen, die Daten, nachdem diese auf das für die verbleibenden Zwecke notwendige Maß beschränkt worden sind, aufzubewahren.

 Die Angabe von personenbezogenen Daten im Rahmen der Registrierung auf dem Portal des Unternehmens und das Ausfüllen des entsprechenden Formulars sind nicht verpflichtend, aber für die Durchführung des Auswahlverfahrens erforderlich.

Werden die oben genannten personenbezogenen Daten nicht angegeben, könnte dies dazu führen, dass das Unternehmen das Auswahlverfahren nicht abschließen kann und das Arbeitsverhältnis gegebenenfalls nicht zustande kommt.

Mit Ausnahme von Menschen mit Behinderung(en) fordert das Unternehmen sämtliche Bewerber dazu auf, davon abzusehen, besondere Kategorien personenbezogener Daten anzugeben (wie z.B. Daten über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen und die Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person).
b)      Einstellung und Auswahl von Bewerbern bezüglich anderer Stellen als diejenige, für die die Bewerbung ursprünglich erfolgt ist. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO:

Einwilligung der Betroffenen Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten für die entsprechenden Zwecke.
c)       Überprüfung der eingereichten Bewerbungen von Menschen mit Behinderung(en). Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO:

Ausübung der sich aus dem Arbeitsrecht ergebenden Rechte der Betroffenen Person und Erfüllung entsprechender Pflichten durch den Verantwortlichen.
d)      Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor Gericht. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO:

Berechtigtes Interesse des Verantwortlichen, seine Rechte oder die Rechte Dritter zu verteidigen und geltend zu machen.

Soweit die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung das berechtigte Interesse des Verantwortlichen ist, stellt das Unternehmen sicher, dass es zuvor eine Bewertung („Abwägungsprüfung„) durchgeführt hat, um die Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung sicherzustellen. Hiermit wird gewährleistet, dass das berechtigte Interesse des Unternehmens die Interessen oder die Grundrechte und -freiheiten der Betroffenen Personen überwiegt, wobei die berechtigten Erwartungen der Betroffenen Personen in Bezug auf die spezifische Verarbeitungstätigkeit berücksichtigt werden.

Betroffene Personen können weitere Informationen zu der oben genannten Bewertung anfordern, indem sie eine E-Mail an die folgende Adresse senden: privacy@data4group.com

Betroffene Personen haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen Verarbeitungen des Unternehmens einzulegen, die auf berechtigte Interessen gestützt werden.

Sollte das Unternehmen beschließen, die erhobenen personenbezogenen Daten für andere Zwecke zu verarbeiten, die mit den Zwecken, für die die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben wurden, nicht übereinstimmen, wird das Unternehmen die Betroffene Person im Voraus informieren und das Unternehmen wird, falls erforderlich, ihre Einwilligung zu dieser Verarbeitung einholen.

5.      WIE VERARBEITEN WIR PERSONENBEZOGENE DATEN?

Im Zusammenhang mit den oben genannten Zwecken besteht eine Verarbeitung in den in Art. 4 Nr. 2 DSGVO genannten Tätigkeiten; hierbei handelt es sich um die Erhebung, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.

Außerdem werden die personenbezogenen Daten der Betroffenen Personen

  • nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz verarbeitet;
  • für die oben genannten Zwecke erhoben;
  • angemessen, sachdienlich und so verarbeitet, dass sie sich auf das beschränken, was für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist;
  • in einer Form aufbewahrt, die die Identifizierung der Betroffenen Person ermöglicht, aber nicht länger, als es für die in Abschnitt 3 genannten Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, erforderlich ist;
  • in einer Weise verarbeitet, dass durch technische und organisatorische Schutzmaßnahmen eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten vor Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Weitergabe oder unbefugtem Zugriff gewährleistet wird.

Die Verarbeitung kann manuell, mit computer- und technologiegestützten Mitteln sowie mit einer Vorgehensweise, die sich streng an den Zwecken orientiert, erfolgen und in jedem Fall mit Mitteln, die die Einhaltung der Anforderungen und Vorschriften in Bezug auf die Vertraulichkeit und Sicherheit sowie die Einhaltung der spezifischen Verpflichtungen, die in den jeweils geltenden Datenschutzgesetzen vorgesehen sind, gewährleisten.

6.      AN WEN GEBEN WIR PERSONENBEZOGENE DATEN WEITER?

Die personenbezogenen Daten der Bewerber werden von Mitarbeitenden des Unternehmens verarbeitet, insbesondere von solchen, die gemäß Art. 29 DSGVO zur Verarbeitung befugt sind, soweit dies zur Erfüllung der in Abschnitt 3 dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist.

Die personenbezogenen Daten können darüber hinaus zur Erfüllung der Zwecke an weitere Empfänger oder Kategorien von Empfängern weitergegeben werden, bei denen es sich entweder um unabhängige Verantwortliche oder, soweit dies erforderlich ist, um vom Unternehmen ausgewählte Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO handelt, wie z.B.

  • Unternehmen der DATA4-Gruppe;
  • Dienstleister für das Bewerbungsverfahren und die Auswahl und Bewertung von Personal, welche speziell für diesen Zweck beauftragt werden;
  • IT-Dienstleister.

7.      ÜBERMITTELN WIR PERSONENBEZOGENE DATEN IN LÄNDER AUSSERHALB DES EUROPÄISCHEN WIRTSCHAFTSRAUMS?

Die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt auf den Servern des Unternehmens im Europäischen Wirtschaftsraum und/oder auf den Servern von Drittunternehmen, die als Auftragsverarbeiter eingesetzt sind.

Jede Übermittlung personenbezogener Daten der Betroffenen Personen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums wird nur im Einklang mit den Bedingungen und Garantien erfolgen, die in den Datenschutzgesetzen, insbesondere in Art. 44 bis 49 DSGVO, vorgeschrieben sind.

8.      WEBSITES VON DRITTEN

Soweit das Portal „Karriere/Stellenangebote“ Links enthält, die auf Websites Dritter verweisen, hat das Unternehmen weder Kontrolle über den Inhalt dieser Websites noch Zugriff auf die personenbezogenen Daten der Nutzer/Besucher dieser Websites.

Die Betreiber dieser Websites bleiben insoweit die einzigen und ausschließlichen Verantwortlichen für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ihrer Nutzer. Das Unternehmen bleibt daher von jeglicher Haftung, jeglichen Kosten und sonstigen Nachteilen, die sich aus dem fehlerhaften oder missbräuchlichen Betrieb dieser Websites ergeben können, befreit.

Wir empfehlen Ihnen daher, die entsprechenden Datenschutzerklärungen und Nutzungsbedingungen dieser Websites sorgfältig zu lesen, bevor Sie über diese Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen oder in deren Verarbeitung einwilligen.

9.      WELCHE RECHTE HABEN SIE IN BEZUG AUF DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Die Betroffene Person hat nach den gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht, ihre Einwilligung zu widerrufen, sofern sie diese erteilt hat (wobei hierdurch die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird), sowie die folgenden Rechte (zusammenfassend die „Rechte“ ):

  1. das „Auskunftsrecht“ und insbesondere das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten der Betroffenen Person verarbeitet werden oder nicht, sowie das Recht auf Bereitstellung dieser Daten in verständlicher Form;
  2. das „Recht auf Berichtigung„, d.h. das Recht, die Berichtigung oder, falls dahingehendes Interesse besteht, die Ergänzung personenbezogener Daten zu verlangen;
  3. das „Recht auf Löschung„, d.h. das Recht, die Löschung oder Anonymisierung unrechtmäßig verarbeiteter personenbezogener Daten zu verlangen, einschließlich solcher Daten, deren Speicherung für die Zwecke, für die sie erhoben oder weiterverarbeitet wurden, nicht erforderlich ist;
  4. das „Recht auf Einschränkung der Verarbeitung„, d.h. das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten, in den Datenschutzgesetzen vorgesehenen Fällen zu verlangen;
  5. das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass er die Empfänger angibt, denen er die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gemeldet hat (gemäß Art. 16, 17 und 18 DSGVO, in Erfüllung der Meldepflicht, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden);
  6. das „Recht auf Datenübertragbarkeit„, d.h. das Recht, personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (oder direkt an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln);
  7. das „Widerspruchsrecht„, d.h. das Recht,
    • jederzeit, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der Betroffenen Person ergeben, gegen eine Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling;
    • jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

In den oben genannten Fällen informiert der Verantwortliche, soweit erforderlich, die Dritten, an die die personenbezogenen Daten der Betroffenen Person weitergegeben wurden, über die Ausübung der Rechte durch die Betroffene Person, es sei denn, dies ist nicht möglich oder erscheint unverhältnismäßig. Die Entscheidung, ob und wie Dritte informiert werden, erfolgt stets in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen.

Im Falle der Ausübung des Widerspruchsrechts durch die Betroffene Person wird der Verantwortliche gemäß Art. 21 DSGVO von der weiteren Verarbeitung der personenbezogenen Daten absehen, es sei denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der Betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor einem Gericht.

Das Unternehmen kann im Falle begründeter Zweifel an der Identität der Betroffenen Person, die den Antrag gemäß Art. 15 bis 21 DSGVO stellt, zusätzliche Informationen anfordern, um ihre Identität zu bestätigen.

10.   WIE KÖNNEN RECHTE AUSGEÜBT UND EINE BESCHWERDE BEI DER DATENSCHUTZBEHÖRDE EINGELEGT WERDEN?

Die Betroffene Person hat das Recht, ihre Rechte jederzeit wie folgt auszuüben:

  • per E-Mail an die folgende Adresse privacy@data4group.com
  • durch Übersendung eines Schreibens an die in dieser Datenschutzerklärung angegebene Anschrift des eingetragenen Unternehmenssitzes von DATA4.

Die Betroffene Person hat gemäß den Datenschutzgesetzen ferner das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (insbesondere in dem Mitgliedstaat, in dem die Betroffene Person ihren gewöhnlichen Aufenthalt hat, am Ort des Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes) einzulegen, wenn sie der Meinung ist, dass ihre personenbezogenen Daten in einer Weise verarbeitet werden, die zu Verstößen gegen die DSGVO führt.

Zur erleichterten Ausübung des Rechts auf Einreichung einer Beschwerde sind unter folgendem Link die Namen und Kontaktdaten der Aufsichtsbehörden in der Europäischen Union abrufbar: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

11.   AKTUALISIERUNGEN DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Diese Datenschutzerklärung kann im Laufe der Zeit geändert werden. Wir empfehlen den Betroffenen Personen, den Inhalt regelmäßig zu überprüfen. In jedem Fall wird der Verantwortliche auf wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung in angemessener Weise hinweisen.

Letzte Aktualisierung: Oktober 2024