Politique de Protection des Données Personnelles des Candidats

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel (la « Législation sur la protection de la vie privée »), y compris le Règlement UE 2016/679 (le « RGPD »), DATA4 Services S.A.S.U. (« DATA4 », la « Société » ou le « Responsable du traitement »), en tant que responsable de traitement, informe les candidats (ci-après les « Personnes concernées » ou les « Candidats » ou, au singulier, la « Personne concernée » ou le « Candidat ») qui ont soumis leur curriculum vitae (le « CV ») par le biais de la rubrique « Carrières » disponible sur le site web de la Société (www.data4group.com),qu’elle traitera les données personnelles contenues dans les CV conformément à la législation sur la protection de la vie privée, selon les modalités et aux fins décrites dans la présente politique (la «Politique »).

1.      QU’EST-CE QU’UNE DONNÉE PERSONNELLE ?

Les données à caractère personnel sont toutes les informations permettant d’identifier une personne physique (dont l’identité peut être déterminée directement ou indirectement, notamment au moyen d’un identifiant).

2.      QUI EST LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES ?

Le responsable du traitement des données est la société DATA4 Services S.A.S.U., dont le siège social est situé au 6 rue de la Trémoille, 75008 Paris, France, n° de RCS 493 254 643. DATA4 peut être contactée à l’adresse électronique suivante : privacy@data4group.com. DATA4 est l’une des sociétés du Groupe DATA4 (le « Groupe DATA4 »).

3.      QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS TRAITONS ?

Le Responsable du traitement traitera les données à caractère personnel fournies lors de l’inscription du Candidat sur le portail dédié à la réception des candidatures (« Carrières »), ainsi que par le remplissage du formulaire spécifique lors de l’entretien d’embauche :

Catégorie des données à caractère personnel collectées ·        les données d’identité et de contact, telles que : le nom et le prénom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse électronique et une photographie (si le CV en contient);

·        des informations sur le parcours académique et professionnel, telles que : la formation, l’expérience professionnelle, le poste ou le rôle actuel dans la société employeuse du Candidat, le cas échéant, et/ou le dernier salaire reçu, le cas échéant ;

·        des données à caractère personnel supplémentaires contenues dans le CV et dans la lettre de motivation envoyés à la Société ;

·        les données de connexion : permettant l’accès au formulaire de recrutement, telles que : l’identifiant et le mot de passe.
Catégorie de données sensibles La Société ne traite pas de catégories particulières de données à caractère personnel (telles que, par exemple, les données révélant l’état de santé ou l’appartenance à une organisation syndicale). Dans le cas où la Société recevrait un CV contenant des données sensibles, la Société les supprimera immédiatement.

Si le Candidat  bénéficie d‘ un statut protégé par la loi du fait de son état de santé, il doit en fournir des justificatifs. Ces données seront traitées par la Société conformément aux dispositions de l’article 9 du RGPD et, en général, de la législation sur la protection de la vie privée.

Il convient de noter que, lorsque la Société le juge nécessaire pour le processus de recrutement et pour certains postes spécifiques, des informations supplémentaires peuvent être requises afin de s’assurer de l’absence d’un éventuel conflit d’intérêts qui pourrait survenir dans le périmètre des activités du poste.

4.      À QUELLES FINS, SUR QUELLE BASE JURIDIQUE ET PENDANT COMBIEN DE TEMPS TRAITONS-NOUS LES DONNÉES PERSONNELLES ?

La Société informe les Personnes concernées que les données à caractère personnel collectées par la Société par le biais du portail de recrutement et/ou collectées à partir des échanges directs avec les Candidats et/ou par le biais d’entretiens, seront traitées aux fins suivantes (« Finalités ») :

Finalités du traitement Base légale du traitement Durée de conservation Nature de la fourniture des données à caractère personnel
a)      Recrutement et sélection du personnel et/ou gestion des candidatures reçues via le portail « Carrières » Article 6 (1)(b) du RGPD :

l’exécution d’un contrat ou des démarches préalables à la conclusion d’un contrat

 Les données à caractère personnel seront conservées pour une durée limitée, strictement liée à la finalité pour laquelle les données ont été collectées et conformément aux obligations légales ou réglementaires applicables.

En particulier, les données à caractère personnel des Candidats seront conservées et traitées pendant une période n’excédant pas 24 mois après leur collecte par le Responsable du traitement (la « Période de conservation »).

En cas de non rétention de la candidature, les données des Candidats pourront être conservées pendant une durée maximale de  12 mois, uniquement à des fins de recrutement et de sélection à d’autres opportunités professionnelles et après obtention du consentement des Candidats.

À la fin de la période de conservation, les données personnelles des candidats seront effacées, à moins qu’il n’existe d’autres intérêts légitimes du Responsable du traitement et/ou d’autres obligations légales à respecter. Dans ce cas, les données seront conservées après leur minimisation.

 La fourniture des données personnelles par le biais de l’inscription du Candidat sur le portail Carrières et le remplissage du formulaire spécifique ne sont pas obligatoires, mais sont nécessaires pour mener le processus de sélection.

La non-fourniture des données personnelles susmentionnées pourrait empêcher la Société de mener le processus de sélection et, le cas échéant, l’établissement éventuel d’une relation de travail.

Dans tous les cas, à l’exception des cas où le processus de sélection est dédié aux Candidats bénéficiant d‘un statut juridiquement protégé, la Société invite tous ceux qui ont l’intention de soumettre leurs candidatures à ne pas fournir des données sensibles conformément au RGPD (telles que, mais sans s’y limiter, les données relatives à l’état de santé, aux opinions politiques,  les convictions religieuses, les données judiciaires ou les données révélant des origines raciale ou ethnique).
b)      Évaluation des candidatures soumises dans le cadre du processus de sélection d’une personne bénéficiant d’un statut juridiquement protégé Article 6 (1)(b) du RGPD:

l’exécution des obligations et l‘exercice des droits spécifiques du responsable du traitement ou de la personne concernée dans le domaine de l’emploi.
c)       Exercice ou défense de droits de DATA4 devant les tribunaux Article 6 (1)(f) du RGPD:

L’intérêt légitime du Responsable du traitement relatif au droit de se défendre et d’exercer ses droits ou les droits de tiers.

Le Responsable du traitement informe la Personne concernée qu’elle aura toujours le droit de s’opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel effectué par la Société sur la base de son intérêt légitime.

Dans le cas où la Société déciderait de traiter les données à caractère personnel collectées à des fins autres que celles pour lesquelles les données à caractère personnel ont été initialement collectées, la Société en informera la Personne concernée avant d’effectuer le traitement et recueillera son consentement, si nécessaire.

5.      COMMENT TRAITONS-NOUS LES DONNÉES PERSONNELLES ?

En ce qui concerne les finalités susmentionnées, le traitement des données à caractère personnel peut comprendre les opérations indiquées à l’article 4 (1)(2), du RGPD, et plus particulièrement : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, la récupération, la consultation, l’utilisation, l’effacement et la destruction des données à caractère personnel.

En outre, les données personnelles des personnes concernées seront :

  • traitées conformément aux principes de licéité et de transparence ;
  • collectées aux fins légitimes spécifiées ci-dessus ;
  • adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
  • conservées sous une forme permettant l’identification de la personne concernée pendant une durée strictement nécessaire à l’exécution des finalités et conformément à la section 4 ci-dessus ;
  • traitées en adoptant des mesures organisationnelles et de sécurité appropriées contre les risques de destruction, de perte, d’altération, de divulgation ou d’accès non autorisés.

Le traitement peut être effectué à l’aide de procédés manuels ou d’outils informatiques, et, dans tous les cas, par des moyens qui garantissent le respect des règles de confidentialité et de sécurité, ainsi que des obligations spécifiques prévues par la Législation sur la protection de la vie privée.

6.      QUI SONT LES DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES ?

Les données à caractère personnel des Candidats seront traitées par les employés et collaborateurs de la Société, spécifiquement désignés et autorisés pour effectuer le traitement conformément à l’article 29 du RGPD at aux finalités énoncées dans la Section 4 ci-dessus.

En outre, la Société informe les Candidats que leurs données à caractère personnel peuvent être communiquées pour l’exécution de ces finalités à d’autres destinataires ou catégories de destinataires, en tant que responsables du traitement ou, le cas échéant, en tant que sous-traitants expressément sélectionnés et désignés par la Société, conformément à l’article 28 du RGPD, tels que :

  • les sociétés du Groupe DATA4 ;
  • des prestataires de services pour les activités de recrutement, de sélection et d’évaluation des Candidats, spécifiquement désignés ;
  • fournisseurs de services informatiques.

7.      TRANSFÉRONS-NOUS DES DONNÉES PERSONNELLES VERS DES PAYS SITUÉS EN DEHORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN ?

Le traitement et la conservation des données à caractère personnel auront lieu sur les serveurs de la Société situés au sein de l’Union européenne et/ou auprès de sociétés tierces dûment désignées comme sous-traitants.

Tout transfert de données à caractère personnel des Personnes concernées en dehors de l’Espace économique européen ne peut avoir lieu que dans les conditions et conformément aux garanties prévues par la Législation sur la protection de la vie privée et, en particulier, conformément aux articles 44 à 49 du RGPD.

8.      SITES WEB DE TIERS

Il convient de noter que, dans l’hypothèse où le portail Carrières contiendrait des liens renvoyant vers des sites web de tiers, la Société ne pourra exercer aucun contrôle sur le contenu de ces sites web et n’aura aucun accès aux données personnelles des Candidats de ces sites web.

Les propriétaires des sites web tiers resteront, par conséquent, les seuls et uniques responsables du traitement des données personnelles des Candidats, et la Société ne peut être tenue pour responsable de leurs activités ou de tout préjudice, coût ou dommage résultant de leurs actions.

La Société recommande aux Candidats de lire attentivement les politiques de confidentialité et les conditions d’utilisation pertinents de ces sites Web tiers, avant de fournir ou de consentir au traitement de ses données personnelles.

9.      QUELS SONT LES DROITS DES PERSONNES CONCERNEES ?

Le Responsable du traitement informe la Personne concernée que, conformément à la Législation sur la protection de la vie privée, elle a le droit de retirer à tout moment son consentement, le cas échéant, ainsi que d’exercer, à tout moment, les droits suivants (collectivement, les « Droits ») :

  1. le « droit d’accès » et, en particulier, le droit d’obtenir la confirmation que des données à caractère personnel concernant la personne concernée sont traitées ou non et la communication de ces données sous une forme intelligible ;
  2. le « droit de rectification », c’est-à-dire le droit de demander la rectification ou, si la personne concernée le souhaite, l’intégration de données à caractère personnel ;
  3. le « droit à l’effacement », c’est-à-dire le droit de demander l’effacement ou l’anonymisation des données à caractère personnel qui ont fait l’objet d’un traitement illicite, y compris les données dont la conservation n’est pas nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ultérieurement ;
  4. le « droit à la limitation du traitement », c’est-à-dire le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement dans certains cas prévus par la Législation sur la protection de la vie privée ;
  5. le droit de demander au responsable du traitement d’indiquer les destinataires auxquels il a notifié toute rectification, effacement ou limitation du traitement (effectué conformément aux articles 16, 17 et 18 du RGPD, dans le cadre de l’exécution de l’obligation de notification, sauf si cela s’avère impossible ou implique un effort disproportionné) ;
  6. le « droit à la portabilité des données », c’est-à-dire le droit de recevoir (ou de transmettre directement à un autre responsable du traitement) des données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par des dispositifs électroniques ;
  7. le « droit d’opposition », c’est-à-dire le droit de s’opposer, en tout ou en partie :
    • au traitement des données à caractère personnel effectué par le Responsable du traitement pour son propre intérêt légitime ;
    • au traitement des données à caractère personnel effectué par le Responsable du traitement à des fins de marketing direct ou de publicité.

Dans les cas susmentionnés, le cas échéant, le Responsable du traitement informera les tiers auxquels les données personnelles de la personne concernée ont été communiquées, de l’exercice de ses droits, sauf si cela n’est pas possible ou trop onéreux et, dans tous les cas, conformément aux dispositions de la Législation sur la protection de la vie privée.

Il est expressément entendu, comme le prévoit l’article 21 du RGPD, que dans le cas où la personne concernée exerce son droit d’opposition, le Responsable du traitement s’abstiendra de tout traitement ultérieur des données à caractère personnel, à moins que le Responsable du traitement ne démontre l’existence de motifs légitimes contraignants de procéder au traitement qui prévalent sur les intérêts,  droits et libertés de la Personne Concernée ou pour l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

Dans tous les cas, la Société – lorsqu’elle a des doutes raisonnables quant à l’identité de la Personne Concernée qui fait la demande visée aux articles 15 à 21 du RGPD – peut demander des informations supplémentaires pour confirmer l’identité de la Personne Concernée.

10.   COMMENT EXERCER SES DROITS ET COMMENT DÉPOSER UNE PLAINTE AUPRÈS DE L’AUTORITÉ DE CONTROLE ?

La personne concernée a le droit d’exercer ses droits à tout moment de la manière suivante :

  • par courrier électronique, à l’adresse : privacy@data4group.com
  • en envoyant un courrier à l’adresse du siège social de DATA4 telle qu’indiquée dans la présente Politique.

Le Responsable du traitement informe les Candidats que, conformément à la Législation sur la protection de la vie privée, ils ont le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente (en particulier dans l’État membre de résidence habituelle, du lieu de travail ou du lieu de violation présumée des droits du Candidat), s’ils estiment que leurs données personnelles sont traitées d’une manière qui entraînerait des violations du RGPD.

Afin de faciliter l’exercice du droit d’introduire une réclamation, le nom et les coordonnées de l’Autorité de contrôle de l’Union européenne sont disponibles sur le lien suivant : https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

11.   MISES À JOUR DE LA POLITIQUE

La présente Politique peut être modifiée au fil du temps. Nous encourageons les Candidats à vérifier périodiquement son contenu. Dans tous les cas, il sera de la responsabilité du Responsable du traitement de notifier de manière appropriée toute modification importante apportée à la présente Politique.

Dernière mise à jour : Octobre 2024